MATERI II
”Perencanaan”
1. Proses Perencanaan
¨
Pengertian
Perencanaan
Dalam proses manajemen, yang
menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita
melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan,
dan pengontrolan.
Menurut George R. Terry
perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the
making and using of assumption regarding the future in the visualization and
formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired
result”.[1]
Dalam pengertian tersebut bisa
kita simpulkan antara lain:
1. Perencanaan merupakan kegiatan
yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
2.Perencanaan merupakan suatu
pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat
ke masa yang akan datang.
3.Perencanaan mengenai masa yang
akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap
hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.[2]
Pada intinya perencanaan dibuat
sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah
organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut
dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.[3]
¨
Empat tahap
dasar perencanaan
Semua kegiatan
perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Tahap 1: Menetapkan tujuan atau serangkaian
tujuan.
Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau
kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan
menggunakan sumber daya sumberdayanya
secara tidak efektif.[4]
Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi
perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber
daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan
dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat
ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan
lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data
statistik yang didapat
melaluikomunikasi dalam organisasi.[5]
Tahap 3: Mengidentifikasi segala kemudahan
dan hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta
kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor
lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan,
antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi
di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.[6]
Tahap 4: Mengembangkan rencana
atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses
perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian
tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif
terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.[7]
¨
Rencana
Operasional
Perencanaan
operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih
sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan
manajemen tingkat bawah.[8]
¨
Rencana
Strategik
Perencanaan strategis merupakan
rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis.
Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis
dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi
sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan
strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.[9]
¨
Faktor waktu
dan Perencanaan
Perencanaan
merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk
pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun
komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan
mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara
sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian
pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/
pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur
tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling).
Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari
masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses
pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.[10]
Dari sudut objek, perencanaan
memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan
method untuk mencapai tujuan.
Di samping faktor proses dan objek
juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator,
pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut
mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama
yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai
konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya
yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada
tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan
sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses
pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam
pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil
penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan
tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan
kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan
dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan
strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan melibatkan
berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan,
menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan
rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap
kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta
faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus
disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan
berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit
untuk dilakukan.[11]
Adapun unsur-unsur perencanaan
adalah sebagai berikut:
1. Tujuan.
2. Policy.
3. Prosedur.
4. Progress (kemajuan).
5. Program.[12]
Fungsi
dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang
paling
penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinyapun semakin dirasakan.
Manfaat
dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
1. Perencanaan itu penting karena di
dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang
berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula
apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk
(guide) bagi semua anggota organisasi.
3. Perencanaan merupakan proses yang
terus-menerus.
4. Perencanaan berfungsi sebagai alat
pengendali.
5. Perencanaan yang baik menjamin
penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.[13]
Faktor waktu mempunyai pengaruh
sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan
perencanaan efektif.
2. Waktu sering di perlukan setiap
langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan
alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan
memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu yang akan dicakup
dalam rencan harus dipertimbangkan.[14]
Factor waktu lainnya yang
mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau
kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat
ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi
masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan
semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi
proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
2. Penetapan Tujuan
¨
Misi dan
Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan
tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi
adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan
Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan
organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang
lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.[15]
Etzioni mendefinisikan tujuan
organisasi sebagai :
1. Suatu pernyataan tentang keadaan
yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
2. Pernyataan tentang keadaan di
waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk
menimbulkannya[16]
Dua unsur penting tujuan adalah:
1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan
di waktu mendatang dengan mana.
2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan
sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum /
khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara
operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam
tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen,
sehingga membentuk hirarki tujuan.[17]
¨
Fungsi Tujuan
1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui
penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan
arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus
dilakukan
2. Sumber Legitimasi, akan
meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan
dari lingkungan di sekitarnya.
3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan
dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi
penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
4. Standar Motivasi, berfungsi
sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya,
tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. Dasar Rasional Pengorganisasian,
tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi[18]
¨
Management By
Objective (MBO)
Management by Objective ( MBO )
digagas pertama kali oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi
konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal
dengan nama Peter F.Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.[19]
MBO digagas pada tahun 1954,
dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran
yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara
efektif.[20]
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen
berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan
pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
1. Tujuan yang ingin dicapai oleh
setiap bagian / bawahan.
2. Perencanaan yang akan dilakukan
setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
3. Standard pengukuran keberhasilan
pencapaian tujuan.
4. Prosedur untuk mengevaluasi
keberhsilan pencapaian tujuan.[21]
Untuk mencapai keberhasilan dalam
MBO, dibutuhkan partisipasi aktif dari semua pihak internal di perusahaan.
Pimpinan dan karyawan di dalam perusahaan
harus memiliki kesepakatan untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik, dimana
dicapai melalui proses perencanaan dan implementasi, serta melalui pengawasan
bersama dan terintegrasi.
Untuk pelaksanaan MBO, maka di
butuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Tahap Persiapan, dimana menyiapkan
dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.
2. Tahap Penyusunan, dimana
menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi, agar
seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh
perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan
antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.
3. Tahap Pelaksanaan, dimana
pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti
pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi.
4. Tahap Pengendalian, Monitor,
Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan tercapainya tujuan dan sasaran yang
tertuang dalam rencana stratejik ( Renstra ) melalui kegiatan keseluruhan dalam
perusahaan.[22]
Penilaian Kinerja diukur dengan :
Efesiensi, Efektivitas, Kemanfaatan program dan keberlanjutan program/kegiatan.
Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN
MANFAAT.
Dalam penyusunan rencana, maka
langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Apa yang akan di kerjakan ? ( What
), tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan agar tercapainya sasaran.
2. Dimana kegiatan akan dilakukan ? (
Where ), perlu dipertimbangkan tempat pelaksanaan kegiatan yang dapat mendukung
kegiatan perencanaan tersebut.
3. Kapan waktu yang tepat untuk
melaksanakannya ? ( When ), dimana kemampuan untuk mengatur, memilih dan
memanfaatkan waktu yang tepat untuk melaksanakan rencana dan eksekusi rencana
tersebut.
4. Bagaimana, rencana tersebut
dilaksanakan ? ( How ), dengan metoda apa pelaksanaan rencana ini akan di
eksekusi.
5. Siapa yang menjadi sasaran ? ( Who
), menentukan siapa sasaran dan siapa orang yang berkompeten untuk melaksanakan
rencana tersebut.
6. Mengapa ini dilakukan ? ( Why ),
merupakan jawaban dari seluruh pertanyaan What, Where, When, How dan Who.
Berusaha melihat, apakah rencana-rencana tersbut apakah memiliki kelemahan.[23]
3. Pembuatan Keputusan
¨
Tipe-tipe
keputusan
Pengambilan keputusan ( Decision
making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai
sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1.
Keputusan terprogram/keputusan terstruktur :
keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan
terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Contoh:
keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
2.
Keputusan setengah terprogram / setengah
terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan
rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan
membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli
sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.
3.
Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur
: keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan
ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan
tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya
berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat
penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk
bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg
jarang terjadi.[24]
¨
Proses
pembuatan keputusan
1.
Pemahaman dan perumusan masalah
Manajaer harus
menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang
harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
2.
Pengumpulan
dan analisa data yang relevan
Setelah
masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat
keputusan yang tepat.
3.
Pengembangan
alternatif
Pengembangan
alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar
tercapai keputusan yang efektif.
4.
Pengevaluasian terhadap
alternatif yang dipergunakan
Menilai
efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan
tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta
menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5.
Pemilihan
alternatif terbaik
Didasarkan
pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan
kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
6.
Implementasi
keputusan
Manajer harus
menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang
diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan
mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.
7.
Evaluasi atas
hasil keputusan
Implementasi
yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar
dan memberikan hasil yang diharapkan.[25]
¨
Keterlibatan
bawahan dalam pembuatan keputusan
Para manejer akan sulit untuk
membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal,
seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti
permintaan akan gagasan.[26]
1. Pembuatan Keputusan Kelompok
Banyak manajer merasa bahwa
keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena
mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan
pembuatan keputusan secara kelompok, yaitu:
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
1. Implementasi
suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan
oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung
jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun
merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
Berdasarkan pertimbangan nilai
dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok
sangant memakan biaya.
5.
Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota
mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam
kenyataannya bukan keputusan kelompok.
|
[1] Tugas Kampus,
: (Empat-Tahap-Dasar-an),
http://www.scribd.com/doc/46122293/ diakses pada tanggal 27 September 2012,
hlm.1
[2] Ibid,.
[3]Ibid,.
[4]Ibid,.
[5]Ibid,.
[6]Ibid,. hlm.1-2
[7]Ibid,.hlm.2
[8]Ibid,. hlm.2
[9]Ibid,.
[10]Ibid,.
[11]Ibid,. hlm.3
[12]Ibid,.
[13] Ibid,.hlm.3
[14]Ibid,.hlm.4
[15]Tugas Kampus, misi-dan-tujuan-organisasi,
(http://guekemal.wordpress.com/2010/11/15/ ), diakses
pada tanggal 27 September 2012, hlm.1
[16]Ibid.
[17]Ibid,.
[18]Ibid,.
[19]Ibid,. hlm. 2
[20]Ibid,.
[21]Ibid,.
[22] Ibid,.
[23]Ibid,. hlm. 2-3
[24] Tugas Kampus, pembuatan-keputusan-7. http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11. diakses tanggal 27 September 2012, hlm.1
[25]Ibid,. hlm.1-2
[26]Ibid,. hlm. 2
[27]Ibid,. hlm.2-4
Tidak ada komentar:
Posting Komentar